Prazo para Guarda de Documentos

1. INTRODUÇÃO

O prazo de guarda e manutenção de livros e documentos fiscais, seja de competência federal, estadual ou municipal, regra geral, terá ligação direta com a prescrição ou decadência do direito da administração pública constituir o crédito tributário.

A prescrição e a decadência são modalidades de extinção do crédito tributário, da mesma forma que o pagamento, a compensação, a transação, a remissão (perdão da dívida), a conversão de depósito em renda, o pagamento antecipado e a homologação do lançamento, a consignação em pagamento, a decisão administrativa irreformável, a decisão judicial transitada em julgado, a novação e a confusão.

Observamos, que para o início da contagem desses prazos prescricionais, existem formas, ora disciplinadas por regra geral, ora disciplinadas por regras excepcionais, do modo seguinte:

 

Regra geral

 

I) Comercial e fiscal

Regra geral, conforme o disposto no artigo 173 do Código Tributário Nacional, a Fazenda Pública conta com o prazo prescricional de 05 (cinco) anos , para constituir e efetuar execução fiscal do crédito tributário, prazo esse com início da contagem na forma seguinte:

•  do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o crédito poderia ter sido constituído; ou

•  da data em que se tornar definitiva a decisão que houver anulado, por vício formal, a constituição de crédito anteriormente efetuado.

 

II) Previdenciária

Na esfera previdenciária, conforme o disposto na Lei nº 8.212/91, a forma de início de contagem é a mesma disciplinada pelo CTN (art. 173), distinguindo-se o prazo prescricional da Previdência Social, que terá direito de apurar e constituir seus créditos, em 10 (dez) anos .

 

III) Trabalhista

Direito Individual

O prazo de prescricional previsto é de 05 (cinco) anos para os trabalhadores rurais e urbanos, e com o limite de 02 (dois) anos para formalização de reclamação (artigo 11 da CLT).

A contagem do primeiro retroage, ou seja, os documentos pertinentes à guarda e conservação que dizem respeito à relação empregatícia que já contam com esse prazo, podem, via de regra, ser inutilizados, pois, em possível reclamatória o empregado só poderá discutir eventuais créditos trabalhistas dos últimos 05 (cinco) anos , a contar da data do ingresso da ação.

Quanto ao segundo prazo, de 02 (dois) anos , esse terá início a contar da data da extinção do contrato de trabalho.

Administração

Além da regra geral que se aplica ao direito individual trabalhista, ainda temos regras próprias de caráter administrativo. Assim, contamos com o prazo prescricional de 30 (trinta) anos para os documentos relacionados ao FGTS e 10 (dez) anos para os comprovante de pagamento FINSOCIAL e PIS/PASEP, e comprovante de entrega da RAIS.

A contagem desses prazos prescricionais, com exceção aos documentos do FGTS, iniciará a partir da data fixada para recolhimento.

 

Regras Excepcionais

Não devemos esquecer, que apesar da norma geral trazer prazos prescricionais e suas formas de contagem, podem ocorrer pendências judiciais ou administrativas e nesses casos, os livros, documentos e papéis relacionados devem ser guardados enquanto não prescritos os prazos de eventuais processos.

Quanto aos prazos dessas ações, cuja prescrição é disciplinada pelo Código Civil Brasileiro (artigo 177 e seguintes), a ações pessoais prescrevem em 20 (vinte) anos , as ações reais em 10 (dez) anos entre os presentes e 15 (quinze) anosentre os ausentes, contados da data em que poderiam ter sido propostas.

No caso da execução, de acordo com a Súmula 150 do STF, o prazo prescricional é o mesmo da ação.

O prazo prescricional para a ação de cobrança do crédito tributário, é o mesmo que a Fazenda Pública tem para constituir e efetuar execução fiscal, ou seja, 05 (cinco) anos.

Esses prazos prescricionais são interrompidos pela citação pessoal feita ao devedor, pelo protesto, pela apresentação do título de crédito em juízo de inventário, ou em concurso de credores, por qualquer ato judicial que constitua em mora o devedor ou, por qualquer ato inequívoco, ainda que extrajudicial, que importe reconhecimento do direito pelo devedor.

Ocorrendo falência, durante o processo, o prazo prescricional relativo à obrigação de responsabilidade do falido fica suspenso, condição essa que não se aplica quando é credor a Fazenda Pública, pois essa pode prosseguir na execução fiscal independentemente do andamento da falência. A prazo prescricional reiniciará no dia em que passar em julgado a sentença de encerramento da falência. (Lei nº 7.661/45, artigos 47 e 134)

 

Apresentação

Muito embora a legislação nos aponte a regra geral para guarda de livros e documentos, devemos ter atenção redobrada nos prazos de guarda de documentos previdenciários, comerciais e fiscais, que por vezes são conflitantes, e por outras omissas, restando-nos, sugerir neste guia, a forma mais segura.

Dessa maneira, a fim de agilizarmos a consulta desses prazos, iniciaremos a segunda parte desse trabalho apresentando, preliminarmente, 04 (três) quadros sinóticos, sendo os dois primeiros de competência Federal, um da área Trabalhista e Previdenciário e outro da área Comercial e Fiscal, e os demais, da área Fiscal, de competência Estadual e Municipal.

A seguir, na terceira parte, serão apresentadas as bases legais para os prazos indicados nos quadros sinóticos.

O prazo para a Fazenda Pública se pronunciar quanto ao lançamento por homologação é de 05 (cinco) anos, a contar da ocorrência do fato gerador , e após esse prazo, sem o pronunciamento, será considerado homologado o lançamento e ficará definitivamente extinto o crédito. (§4º do artigo 150, do Código Tributário Nacional)

Inciso XXIX, do artigo 7º da Constituição Federal, com nova redação dada pela Emenda Constitucional nº 28, de 25 de maio de 2000.

O direito real caracteriza-se como uma relação entre o homem e a coisa. O direito real traduz apropriação de riquezas, tendo por objeto um bem material ou imaterial erga omnes ; isto é, o direito real é o vínculo existente entre o seu titular e a coisa. O direito pessoal caracteriza-se como uma relação entre pessoas. Tem por objeto uma prestação (um ato ou uma abstenção), vinculando o sujeito ativo ao sujeito passivo (credor e devedor).

 

2.0 COMPETÊNCIA FEDERAL

I – Trabalhista e Previdenciário

DocumentoTempo de guardaInício da contagemPáginaItem
Acordo de compensação de horas

5 anos

Retroativo à data da extinção do contrato de trabalho

20

2.2

Acordo de prorrogação de horas

5 anos

Retroativo à data da extinção do contrato de trabalho

20

2.2

Atestado de Saúde Ocupacional

Tempo de validade

22

2.5.a

CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados

36 meses

Primeiro dia do exercício seguinte

25

6

Carta com Pedido de Demissão

5 anos

Retroativo à data da extinção do contrato de trabalho

21

2.4

CAT – Comunicação de Acidente do Trabalho

10 anos

Primeiro dia do exercício seguinte

17

1.1

CIPA – Comissão Interna de Prevenção de Acidentes – livros de atas

Indeterminado

22

2.5.b

CIPA – Comissão Interna de Prevenção de Acidentes – processo eleitoral

5 anos

Próximo processo eleitoral

22

2.5.b

COFINS – Contribuição Financiamento da Seguridade Social (inclusive DARF)

5 anos

Data do recolhimento

26

8

Comprovante de entrega da GSP (Guia da Previdência Social) ao sindicato profissional

10 anos

Primeiro dia do exercício seguinte

17

1.1

Comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS

10 anos

Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado

17

1.1

Comunicação do Aviso Prévio

5 anos

Retroativo à data da extinção do contrato de trabalho

20

2.2

Contrato de trabalho

Indeterminado

21

2.4

DARF´s – PIS (Programa de Integração Social)

10 anos

Data do recolhimento

25

7

Depósitos do FGTS

30 anos

Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado

23

4

Documentos das entidades isentas de contribuição previdenciária (Livro Razão, balanço patrimonial e demonstração de resultado do exercício etc.)Livro Diário

10 anos

permanente

Primeiro dia do exercício seguinte

18

1.3

Ficha de Acidente do Trabalho e Formulário Resumo Estatístico Anual

03 anos

Primeiro dia do exercício seguinte

22

2.5.e

FINSOCIAL – Fundo de Investimento Social

10 anos

Data do recolhimento

26

9

Folha de pagamento

10 anos

Primeiro dia do exercício seguinte

17

1.1

GFIP – Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social

30 anos

Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado

24

4.2

GPS (Guia da Previdência Social) – original

10 anos

Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado

18

1.2

GRCS – Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical

5 anos

Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado

23

3

GRE– Guia de Recolhimento do FGTS

30 anos

Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado

23

4.1

GRFP – Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e Informações à Previdência Social

30 anos

Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado

24

4.3

Histórico clínico

20 anos

Data da extinção do contrato de trabalho

22

2.5.a

Informações prestadas ao INSS

10 anos

Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado

17

1.1

Lançamentos contábeis de contribuições previdenciárias•  Livro Diário•  Livro Razão

permanente

10 anos

Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado

17

1.1

Livro “Registro de Segurança”

Existência do equipamento

23

2.5 .f

Livro de Inspeção do Trabalho

Indeterminado

20

2.1

Livros ou fichas de Registro de Empregados

Indeterminado

21

2.3

Livros, cartão ou fichas de ponto

5 anos

Retroativo à data da extinção do contrato de trabalho

20

2.2

Mapa de avaliação dos acidentes do trabalho (SESMT)

5 anos

Data do comprovante de entrega

22

2.5.c

PIS-Programa de Integração Social – PASEP – Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público

10 anos

Data do recolhimento

25

7

RAIS – Relação Anual de Informações Sociais

10 anos

Data da entrega

25

7

RE – Relação de Empregados do FGTS

30 anos

Primeiro dia do exercício seguinte

23

4.1

Recibo de entrega do formulário Declaração de Instalação

Indeterminado

22

2.5.d

Recibo de entrega do vale-transporte

5 anos

Retroativo à data da extinção do contrato de trabalho

20

2.2

Recibos de pagamentos de férias

10 anos

Primeiro dia do exercício seguinte

20

2.2

Recibos de pagamentos de salários

10 anos

Primeiro dia do exercício seguinte

20

2.2

Recibos de pagamentos do 13º salário

10 anos

Primeiro dia do exercício seguinte

20

2.2

Recolhimentos previdenciários do contribuinte individual

Indeterminado

19

1.4

Registros PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais)

20 anos

Planejamento anual seguinte

23

2.5.g

Salário-educação – documentos relacionados ao benefício

10 anos

Primeiro dia do exercício seguinte

19

1.5

Salário-família – documentos relacionados ao benefício

10 anos

Primeiro dia do exercício seguinte

20

1.6

SEFIP – Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social

30 anos

Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado

24

4.2

Seguro Desemprego – Comunicado de Dispensa

5 anos

Data da extinção do contrato de trabalho

25

5

Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho

5 anos

Retroativo à data da extinção do contrato de trabalho

20

2.2

II – Comercial e Fiscal

DocumentoTempo de guardaInício da contagemPáginaItem
Arquivo em meio magnético (sistema de processamento de dados para registrar negócios e atividades econômicas, escriturar livros ou elaborar documentos)

5 anos

Primeiro dia do exercício seguinte

29

3

Auditores independentes (documentos, relatórios, pareceres etc)

5 anos

Data da emissão de seu parecer

35

10

Compensação mercantil

20 anos

33

7

Comprovantes da Escrituração (Notas Ficais e recibos)

5 anos

Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado

28

2

Comprovantes de deduções do Imposto de Renda (despesas e receitas de projetos culturais, obras audiovisuais etc.)

5 anos

Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado

31

4.7

Contrato de Seguros – informação de valores

20 anos

Término da vigência

35

11.1

Contratos de seguros de bens – documentos originais

5 anos

Término da vigência ou prazo prescricional, o que for maior

35

11.1

Contratos de seguros de pessoas – documentos originais

20 anos

Término da vigência

35

11.1

Contratos Previdenciários Privados

20 anos

Término da vigência

36

11.2

DECORE – Declaração Comprobatória de Percepção de Rendimentos

5 anos

Primeiro dia do exercício seguinte

35

10

DIPJ – Declaração Integrada de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica

5 anos

Primeiro dia do exercício seguinte

32

5

DIRF – Declaração de imposto de Renda Retido na Fonte

5 anos

Data da entrega à SRF

32

4.8

Extinção das debêntures

5 anos

Primeiro dia do exercício seguinte

36

12.1

Imposto de Renda – documentos relativos à declaração (geral)

5 anos

Primeiro dia do exercício seguinte

29

4

Imposto sobre Produtos Industrializados (pessoa jurídica) – comprovantes de escrituração

5 anos

Ocorrência do fato gerador, do primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado

33

6

Livros obrigatórios de escrituração fiscal e comercial•  Livro Diário•  Livro Razão

5 anos

permanente

10 anos

Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado

27

1

Novação mercantil

20 anos

33

7

Pagamentos mercantis

20 anos

33

7

S/A – Títulos ou contratos de investimento coletivo

8 anos

Primeiro dia do exercício seguinte

36

12.2

Títulos de capitalização – documentos originais

20 anos

Término da vigência ou do resgate, o que for maior

35

11.1

Títulos de capitalização – informação de valores

20 anos

Término da vigência

35

11.1

2.1 COMPETÊNCIA ESTADUAL

III – Fiscal

DocumentoTempo de guardaInício da contagemPáginaItem
Bilhete de Passagem AquaviárioBilhete de Passagem e Nota de BagagemBilhete de Passagem Ferroviário

Bilhete de Passagem Rodoviário

Conhecimento aéreo

Conhecimento de Transporte Aquático de Cargas

Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas

Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas

Cupom Fiscal emitido por ECF

Despacho de Transporte

Manifesto de Carga

Nota Fiscal de Serviço de Comunicação

Nota Fiscal de Serviço de Telecomunicações

Nota Fiscal de Serviço de Transporte

Nota Fiscal de Venda a Consumidor

Nota Fiscal, modelos 1 ou 1-A

Nota Fiscal/Conta de energia elétrica

Ordem de Coleta de Cargas

Resumo de Movimento Diário

5 anos

Primeiro dia do exercício seguinte

37

1.1

Carnê de recolhimento – ME e EPP anterior regime de estimativa

5 anos

Primeiro dia do exercício seguinte

38

2.1

Documentos fiscais e formulários não emitidos – Desenquad. ME/ EPP

5 anos

Primeiro dia do exercício seguinte

38

2.2

Livro de Registro de EntradasLivro de Registro de SaídasLivro de Registro de Controle da Produção e do Estoque

Livro de Registro do Selo Especial de Controle

Livro de Registro de Impressão de Documentos Fiscais

Livro de Registro de Utilização de Docs Fiscais e Termos de Ocorrências

Livro de Registro de Inventário

Livro de Registro de Apuração do IPI

Livro de Registro de Apuração do ICMS

Livro de Movimento de Combustíveis,

5 anos

Primeiro dia do exercício seguinte

38

1.2

2.2 COMPETÊNCIA MUNICIPAL

IV – Fiscal

DocumentoTempo de guarda

Início da contagem

Documentos em geral•  Nota Fiscal de Serviço•  Nota Fiscal –Fatura de Serviço

5 anos

Primeiro dia do exercício seguinte

40

2

Livro de Registro de Notas Fiscais de Serviços PrestadosLivro de Registro de Notas Fiscais-Faturas de Serviços Prestados a TerceirosLivro de Registro de Movimento Diário de ingressos em Diversões Públicas

Livro de Registro de Recebimento de Impressos Fiscais e Termos de Ocorrências

Livro de Registro de Impressão de Documentos Fiscais

5 anos

Primeiro dia do exercício seguinte

40

1

 

3.0 COMPETÊNCIA FEDERAL

 

I) TRABALHISTA E PREVIDENCIÁRIA

 

1) Previdência Social – INSS

Documentos

Os documentos abaixo relacionados deverão ser arquivados na empresa, à disposição da fiscalização, durante 10 (dez) anos :

– folhas de pagamento das remunerações pagas ou creditadas a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamento;
– lançamentos contábeis dos fatos geradores de todas as contribuições, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos;
– todas as informações cadastrais financeiras e contábeis prestadas ao INSS;
-comprovante de entrega da GPS ao sindicato representativo da categoria profissional mais numerosa entre seus empregados;
-cópia da GPS;
– comunicados de acidente do trabalho; e,
– comprovantes de pagamento de benefícios reembolsados à empresa.


1.1.1) Contagem do prazo

O prazo de 10 (dez) anos estabelecido pela legislação previdenciária, é o período em que a Previdência Social terá direito de apurar e constituir seus créditos, contados da seguinte forma:

-do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o crédito poderia ter sido constituído;
-da data em que se tornar definitiva a decisão que houver anulado, por vício formal, a constituição de crédito anteriormente efetuado.

Base: Artigos 32 e 45 da Lei nº 8.212/91e artigo 225 do Decreto nº 3.048/99.


1.2) Guia da Previdência Social – GPS

A GPS é preenchida em 02 (duas) vias, a 1ª via é destinada ao INSS e a 2ª via é destinada ao contribuinte.

A empresa está obrigada a emitir guias separadas para cada estabelecimento ou obra de construção civil identificados, respectivamente, pelo CGC ou CEI, observando que as guias devem ser individualizadas de acordo com o código de pagamento específico.

No prazo de 05 (cinco) anos , a contar da data do recolhimento, e não ultrapassando 30% do valor a ser recolhido em cada competência daquele estabelecimento que efetuou o recolhimento indevido, poderão ser compensadas as contribuições, atualização monetária, juros moratórios e multa, recolhidos indevidamente ou a maior.

Os originais das GPS`s quitadas deverão permanecer no local onde a empresa centraliza os livros e documentos contábeis, bem como os demonstrativos dos valores lançados para compensação, reembolso e GPS negativa, devem ser guardados para apresentação à fiscalização do INSS, pelo prazo de 10 (dez) anos , contados de acordo com forma do item 1.1.1 acima.

Base: Itens 2 e 3 do Manual de Preenchimento da Guia da Previdência Social – GPS, aprovado pela Ordem de Serviço DAF nº 205/99


1.3) Pessoas jurídicas de direito privado
beneficente de assistência social

As pessoas jurídicas de direito privado, beneficiadas com a isenção de que trata os artigos 206 ou 207 do Decreto nº 3.048/99, serão, ainda, obrigadas a manter a disposição do Instituto Nacional do Seguro Social, durante 10 (dez) anos , contados de acordo com a forma do item 1.1.1 acima, os seguintes documentos:

– Livros Diário e Razão, balanço patrimonial e demonstração de resultado do exercício, com discriminação das receitas e despesas, relativos ao exercício anterior, para o caso da pessoa jurídica de direito privado beneficente de assistência social de que trata o art. 206 do Decreto nº 3.048/99;
– Livros Diário e Razão e demonstrações contábeis e financeiras relativas ao exercício anterior, para o caso da pessoa jurídica de direito privado. A pessoa jurídica de direito privado sem fins lucrativos, que exerce atividade educacional nos termos da Lei nº 9.394, de 20 de dezembro de 1996, ou que atenda ao Sistema Único de Saúde, mas não pratique de forma exclusiva e gratuita atendimento a pessoas carentes, de que trata o art. 207 do Decreto nº 3.048/99, abrangendo:

b.1) balanço patrimonial;
b.2) demonstração de resultado do exercício, com discriminação das receitas e despesas;
b.3) demonstração de mutação de patrimônio; e notas explicativas.

Base: Artigos 209 e 210 do Decreto nº 3.048/99.


1.4) Contribuintes individuais

Para comprovar o exercício de atividade remunerada, com vistas à concessão de benefícios, será exigido do contribuinte individual, a qualquer tempo, os recolhimentos das correspondentes contribuições, sendo assim, entendemos que todos os comprovantes devem ser guardados por tempo indeterminado.

Base: Artigo 45 da Lei nº 8.212/91 com nova redação dada pela Lei nº 9.876/99.


1.5) Salário-educação

A legislação do salário educação determina que a empresa deverá manter sob sua guarda, durante 10 (dez) anos, os documentos relativos ao atendimento dos alunos beneficiários para eventuais comprovações perante os órgãos fiscalizadores, a contar da competência de janeiro de 1986.

Sugerimos que seja obedecida a forma do item 1.1.1 acima.

Base: Artigo 7º da Instrução Normativa nº 1/97.

1.6) SALÁRIO-FAMÍLIA

O pagamento do salário-família será devido a partir da data da apresentação da certidão de nascimento do filho ou da documentação relativa ao equiparado, estando condicionado à apresentação anual de atestado de vacinação obrigatória, até seis anos de idade, e de comprovação semestral de freqüência à escola do filho ou equiparado, a partir dos sete anos de idade.

A empresa deverá conservar, durante 10 (dez) anos , os comprovantes dos pagamentos e as cópias das certidões correspondentes, para exame da fiscalização do Instituto Nacional do Seguro Social, conforme o disposto no § 7º do artigo 225 do Decreto nº 3.048/99.

Tendo a norma silenciado quanto ao início da contagem desse período, sugerimos que seja de acordo com a forma do item 1.1.1 acima.

Base: § 1º do artigo 84, do Decreto nº 3.048/99.

2) Legislação do Trabalho

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