Gestão do Tempo – Utilize o tempo como um recurso | OSP

Uma das desculpas mais frequentes que as pessoas dão – inclusive no gerenciamento do seu negócio e dos processos de sua empresa – é a falta de tempo. Contudo, assim como dinheiro e conhecimento, por exemplo, tempo é um recurso importante para fazer a diferença no mercado e atingir metas – sejam pessoais ou corporações. A gestão do tempo se tornou um desafio para as empresas e profissionais brasileiros – muitas organizações até investem em capacitação neste segmento aos seus funcionários, o que significa um custo elevado, e que nem sempre há resultados.

Afinal, o que é gestão do tempo?

Trata-se de uma ferramenta importante que coloca em perspectiva o que precisa ser feito, nos horários disponíveis, priorizando demandas e administrando o tempo útil como um recurso de grande valor. Tratar o tempo como um recurso que precisa ser gerido é uma atitude que irá contribuir infinitamente na sua produtividade, na de sua equipe e na sua empresa.

As técnicas de gestão do tempo se pautam por aquilo que precisa ser feito, conforme a prioridade, urgência e importância, manter o rendimento conforme o tempo disponível para cada tarefa, saber concluir atividades com eficiência, eliminar distrações e ruídos e manter a qualidade de vida com uma rotina muito mais adequada e produtiva.

Gestão do tempo para profissionais e empresas

Há muitas formas de fazer a gestão do tempo, e atualmente, com as novas tecnologias, com a internet e os meios de comunicação, é possível utilizar ferramentas (aplicativos, planilhas, softwares, agendas integradas, plataformas de gerenciamento de projetos, etc.) que tornam esta atividade ainda mais eficiente e integrada com outras demandas de sua rotina e com ações que envolvem outras pessoas.

Há ainda técnicas de gestão do tempo e organização que são a sensação do momento entre profissionais, estudantes e até pessoas comuns – é o caso da Técnica Pomodoro (que permite a gestão do tempo a partir de blocos de 25 minutos interruptos), o GTD – Getting Things Done (muito conhecida por ser possível de utilizar em diversos contextos), o Zen to Done (uma metodologia híbrida de outras técnicas de gestão do tempo), entre outras.

gestão do tempo

Entre as principais vantagens da gestão do tempo é que ela organiza e coloca em perspectiva tudo o que precisa ser feito, por ordem de importância e urgência, conforme o tempo disponível, a fim de aproveitar melhor os horários e ter mais produtividade. Há quem diga ter ganhado 80% a mais de produtividade em suas tarefas adotando simples práticas de gestão do tempo – e isso significa muita coisa em se tratando de uma empresa.

Dicas para a gestão do tempo

Se preferir criar um método próprio de gestão do tempo, sem fazer uso necessariamente de algum método, veja como será possível aplicá-la em sua rotina com estas dicas:

  • Tenha um recurso para gerir o seu tempo – uma agenda impressa ou eletrônica (quase todos os serviços de e-mail oferecem esta alternativa), um aplicativo, uma plataforma de gestão de projetos (muito útil para o contexto corporativo – há muitas em português e que oferecem planos gratuitos), software, etc. Lembre-se: quanto mais simples a sua ferramenta, melhor!
  • Divida as suas tarefas for ordem de prioridade. Podem ser urgentes (com prazo limite curto), importantes (que não podem ser adiadas), outras (todos os outros tipos, que devem ser realizadas e jamais negligenciadas).
  • Divida um tempo específico e realista para cada uma delas – se o tempo for pouco, acumulará tarefas; se for muito, desperdiçará um tempo que poderia ser utilizado para outras atividades.
  • Elimine tudo o que não é importante ou relevante da sua agenda. Faças coisas corriqueiras com tempo reservado especificamente. Por exemplo, ler e-mails e respondê-los pela manhã, meio-dia e fim de tarde – e não a todo momento.
  • Organize o seu espaço de trabalho: não adianta ter as suas demandas organizadas se o espaço de trabalho tira a sua atenção ou se você não tem tudo o que precisa para se dedicar ao tempo proposto para cada tarefa. Se há muitas reuniões em uma semana, veja quais realmente precisam ocorrer. Muitos profissionais e empresas perdem muito tempo por excesso de reuniões.
  • Delegue tarefas: tudo o que não depender de você exclusivamente para ser realizado ou quando envolve outras pessoas, tente dividir o que precisa ser feito.
  • Otimize as suas atividades on-line. Você não precisa se deslocar para realizar determinadas atividades. Por exemplo, ao invés de ir ao banco fazer pagamentos todos os dias, veja quais os serviços oferecidos por seu banco on-line e realize por banking. Se precisa apresentar algo a um novo cliente, agende um encontro e utilize os recursos digitais para otimizar o primeiro contato.
  • Se ainda a gestão do tempo é um desafio, depois de ter tentado várias vezes, trabalhe com listas de tarefas – são simples e práticas. Organize-as com os mesmos critérios e vá eliminando-as uma a uma.

Veja também: Distribuição de Lucros e Dividendos: possibilidades e tributações

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