O eSocial trouxe muitas transformações para empresários, contadores, Recursos Humanos, e inclusive, para o trabalhador. 2018 foi o seu primeiro ano efetivo de implantação, mas muitas ainda são as dúvidas dos empreendedores sobre seus prazos, etapas e funcionamento. Há também muitas dúvidas quanto as mudanças oriundas do novo governo federal eleito neste ano. O que, afinal, é o eSocial? O que vai mudar? Quais são os próximos passos?

Mesmo que o gestor não esteja diretamente ligado às atividades do eSocial – como o RH e a contabilidade estão, por exemplo – é importante conhecer a fundo as suas regras e vantagens. Há ainda os novos empreendedores, que desejam contratar e estar em dia com as demandas tributárias, trabalhistas e de previdência. Desta forma, a OSP Contabilidade preparou uma matéria especial para que você entenda, de uma vez por todas, a natureza do eSocial e seus benefícios. Confira a seguir o nosso guia completo ao empreendedor!

O que é o eSocial?

O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) é um programa que entrou em vigor em 2014, mas que apenas em janeiro de 2018 foi de fato efetivado, integrando diferentes tipos de empresas em distintas fases. Foi nesta data que passou a valer e trouxe muitas mudanças para as empresas.

Este é um sistema integrado, onde diferentes obrigações trabalhistas, previdenciárias e tributárias estão unidas, bem como as informações úteis sobre trabalhadores e empresas. É um canal de comunicação com o Governo, e onde estão dispostas as informações relativas aos trabalhadores, como vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e informações sobre o FGTS. Desta forma, quem viabilizou o sistema foram a Secretaria da Receita Federal do Brasil – RFB, Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social – INSS e Ministério do Trabalho – MTb. Concentra-se neste sistema as obrigações relativas aos seguintes órgãos:

  • Receita Federal
  • Ministério do Trabalho e Emprego
  • Caixa Econômica Federal
  • INSS

A ideia é facilitar a emissão de dados, manter a segurança de dados, promover a comunicação entre as partes (empresas, entidades públicas e contabilidade), garantir a transparência destes processos e organizar demandas burocráticas, como o pagamento de guias, por exemplo, tudo em uma única plataforma. Se antes, em outras décadas, estes três sistemas (previdenciário, tributário e trabalhista) eram sobrecarregados por papéis e demandas intermináveis e onerosas, agora todas as atividades podem ser feitas on-line.

eSocial

Isso quer dizer que a transmissão de dados é eletrônica e simplificará a prestação das informações referentes às obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, de forma a reduzir a burocracia para as empresas.

Os dados de todos os trabalhadores brasileiros devem estar cadastrados no sistema, incluindo trabalhadores celetistas, estatutários, autônomos, avulsos, cooperados, estagiários e sem vínculo empregatício terão suas informações registradas no eSocial.

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Transformação digital nas obrigações contábeis, trabalhistas e previdenciárias

O eSocial foi um sistema muito aguardado e é fruto da chamada transformação digital. Este período é marcado por mudanças tecnológicas e culturais muito forte, também estendido às empresas que desejam se manter competitivas no mercado.

Trata-se de um processo no qual as empresas fazem uso da tecnologia para melhorar o seu desempenho, ter menos entraves e melhorar de forma global os seus resultados, utilizando as tecnologias e abordagens digitais. A vida das pessoas como um todo é impactado por este mundo cada vez mais dependente das tecnologias digitais. E com as entidades públicas não seria diferente: a tecnologia ajuda a tornar os processos mais ágeis, inclusive os mais burocráticos.

Falar de transformação digital e também falar de inovação. O eSocial é bastante inovador em vários sentidos: tira do papel várias informações que antes eram muitas vezes replicadas de modo impróprio, integra dados que serão guardados por décadas, integra 15 obrigações fiscais das empresas, documenta a relação trabalhista entre empregador e empregado. E no âmbito da Receita Federal, faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), um programa que otimiza a relação entre a Receita Federal e os contribuintes. Além disso, é um esforço coletivo, um sistema construído por várias partes.

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Como funciona o eSocial?

O envio de dados para o eSocial já se tornou obrigatório para diversas empresas. Conforme a Resolução do Comitê diretivo do eSocial nº 02/2016 e reformulado pela Resolução nº 04/2018, publicada no DOU em 11/07/2018, teremos o início da obrigatoriedade de envio em algumas fases, que você poderá conferir mais adiante.

O eSocial é uma plataforma on-line. Desta forma, há duas formas de fazer o envio de eventos: pelo site oficial ou pelo Web Service. Saiba que o sistema não requer um Programa Gerador de Declaração (PGD) para criar e transmitir os eventos. O envio dos dados é feito diretamente, sem entraves.

Logo, se a empresa possui um software especializado, pode conectar as suas informações ao eSocial e enviar os seus arquivos XML. Pode ainda preencher os campos diretamente na internet, através do portal do programa. Quem escolhe a melhor forma é o gestor.

O sistema é seguro e possui um certificado digital, um direito das empresas com mais de dois funcionários. Nos demais casos, haverá um código de acesso que garante o sigilo de suas informações fiscais. No site oficial, há todas as informações necessárias sobre o programa, bem como as abas para cada tipo de contribuinte:

  • eSocial Empresas – refere-se às empresas
  • Microempreendedor Individual – que possua empregados
  • Empregador domésticos – que possui empregados domésticos

Veja neste link as dúvidas mais frequentes sobre cada tipo.

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Vantagens do eSocial

Uma das vantagens da implantação do eSocial é a garantia aos diretos previdenciários e trabalhistas. O programa irá racionalizará e simplificará o cumprimento de obrigações para todas as empresas e entidades tributáveis, centralizando os pagamentos em um só lugar. As incoerências de informações e documentações é outro foco deste programa, que objetiva melhorar a qualidade de dados e fluxo de informações.

eSocial

A ainda vantagens essenciais do programa, como segurança jurídica e consulta imediata de dados. Outra vantagem do eSocial é a integração de pelo menos 15 obrigações legais que atualmente são obrigatórias para as empresas:

  • GFIP- Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social
  • CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT
  • RAIS – Relação Anual de Informações Sociais
  • LR – Livro de Registro de Empregados
  • CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho
  • CD – Comunicação de Dispensa
  • CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social
  • PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário
  • DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
  • DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
  • QHT – Quadro de Horário de Trabalho
  • MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais Folha de Pagamento
  • GRF e GRRF – Guia de Recolhimento FGTS e a Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS
  • GPS – Guia da Previdência Social
  • FP – Folha de Pagamento

A desburocratização relativas às entidades fiscais, previdenciárias e trabalhistas é uma certeza do eSocial. Mas apesar dos benefícios, será necessário que as empresas se esforcem para se adequarem e cadastras todas as informações. Isso pode exigir capacitação de determinadas áreas do negócio. Além disso, é indicada uma revisão em todos os processos administrativos e contábeis. Estar alinhado com uma assessoria especializada em contabilidade é essencial.

Quem deve obrigatoriamente participar do eSocial

Todas as empresas, sejam privadas, públicas e entidades não governamentais irão aderir ao eSocial, mas há um cronograma previsto para cada fase. Neste cronograma, as empresas são divididas em grupos, como você pode ver mais adiante.

A implantação do sistema, conforme anunciado pelo site oficial do programa, será realizada em duas etapas: a partir de 1º de janeiro de 2018, tornou-se obrigatória a adesão ao eSocial Empresas os empregadores e contribuintes com faturamento apurado, no ano de 2016, superior a R$ 78 milhões (Grupo 1).

Já a partir de 1º de julho de 2018, foi a vez dos demais empregadores e contribuintes, independentemente do valor de faturamento anual, incluindo MEI com empregados e empresas pequenas (Grupos 02 e 03). Em janeiro de 2019, será a vez das empresas públicas e organizações internacionais (Grupo 04) aderirem ao programa.

Veja a seguir o cronograma previsto para toda as fases do eSocial até 2019:

eSocial

  • Grupo 01 – Empresas com faturamento superior a 78 milhões no ano base 2016.
  • Grupo 02 – Demais empresas com CNPJ exceto simples nacional (posição 07/2018) e empresas dos grupos 1, 3 e 4.
  • Grupo 03 – Empregadores PF, MEI com empregados, entidades com natureza jurídica iniciada em 3 e demais CNPJ, exceto empresas do grupo 1, 2 e 4.
  • Grupo 04 – Administrações Públicas e organizações internacionais.

Acesse o eSocial

Você pode acessar a página oficial do eSocial e conhecer outros detalhes sobre o programa. Pode, inclusive, realizar o cadastro, consultas e acessar as informações pelo mesmo site.

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