A documentação de processos é uma das atividades mais importantes para manter a empresa organizada e garantir mais resultados em um negócio. No entanto, é uma área bastante negligenciada pelos gestores brasileiros, o que pode causar muitos problemas e prejuízos. Trata-se de uma tática de gestão de projetos estratégica e voltada para o aumento dos resultados e performance. A seguir, veja como implementar na sua empresa.
O que é documentação de processos?
Primeiramente, é essencial entender o que é documentação de processos. Quando negligenciada esta área, diferentes problemas podem surgir e acarretar multas, perda de produtividade e punições. Além disso, há outros grandes riscos que podem ocorrer, como:
- Perda de processos por desorganização e falta de integração da equipe.
- Perdas de comunicação.
- Informações descentralizadas e desatualizadas que impedem a tomada de decisão assertiva.
- Problemas de comunicação com áreas externas à empresa – como a Contabilidade ou assessoria contábil.
- Ausência de padronização.
- Falta de integração de dados.
- Perda na divisão de responsabilidade.
- Tempo perdido com retrabalhos.
- Perda da qualidade.
Em suma, a documentação de processos é uma ferramenta de gestão, inerente à organização de atividades dentro de uma empresa. Ou seja, visa descrever as etapas que compõem as tarefas e os processos, de forma organizada. Define processos e responsabilidades, a ordem de ações, clareza necessária para que todos os envolvidos.
Qual é a importância de documentar processos?
Em resumo, a documentação de processos está relacionada à organização e roteirização das áreas e atividades, apontando gargalos e anomalias nos procedimentos. Inclusive, trata-se de uma cartografia das áreas e atividades da sua empresa.
Aliás, em diferentes momentos do negócio, a sua relevância se destaca. Por exemplo, quando um colaborador se desliga da empresa ou entra de férias, toda a sua rotina deve estar documentada de modo organizado, para que haja continuidade, sem perdas no processo.
Assim, o mesmo vale dizer para a jornada de trabalho, que gera importantes informações contábeis, documentação da produção, do estoque, das vendas e todas as outras áreas. Atualmente, utiliza-se softwares e outras ferramentas eletrônicas para integrar estas informações, oferecendo ao gestor um panorama importante sobre a situação da empresa.
Quais benefícios que a documentação de processos?
A documentação de processos gera a padronização de atividades, a organização de projetos, a redução de erros e a mensuração de falhas, além dos demais benefícios já citados. É também uma ferramenta essencial para o planejamento da empresa, bem como para comprovar a sua sustentabilidade junto aos órgãos fiscalizadores.
Sobretudo, as estratégias mais modernas de documentação de processos visam torná-los mais simples, digitalizados e enxutos, disponíveis a todos os departamentos. É também uma ferramenta de gestão do tempo, permitindo mais produtividade e menos riscos.
Como realizar uma boa documentação de processos?
Os gestores podem criar seu próprio método de documentação de processos. Em geral, estes são alguns caminhos comuns:
- Compreender os objetivos de cada processo – isso permitirá padronizar os passos seguintes, como a acessibilidade de informações de cada etapa, integração de dados, formalização de etapas, etc.
- Definir os indicadores de desempenho – é essencial nesta estratégia definir os indicadores para monitorar as atividades da empresa. É possível identificar falhas ou oportunidades de melhorar as ações.
- Priorização da comunicação interna – é fundamental na documentação de processos. Deve ser clara, envolver diferentes canais, apontar ações ou responsáveis, etc.
- Reuniões para envolver a equipe na documentação dos processos – deve ser uma tarefa colaborativa, pois cada um pode contribuir conforme às suas perspectivas e experiência e destes eventos saem os problemas, gargalos e situações que devem ser contornadas com a documentação.
- Tecnologia integradora – utilizar a tecnologia a favor da documentação é importante, contratando um sistema apropriado e acessível a todos.
Veja também: Holding – Para que serve? Quais as vantagens?
Então, gostou das dicas sobre documentação de processos? Deixe o seu comentário e compartilhe estas ideais em suas redes sociais. Siga a OSP Contabilidade no Instagram!
